Kanban ist bekannt für seine Einfachheit und Effektivität bei der Verwaltung von Arbeitsabläufen in verschiedenen Branchen. Durch die Visualisierung der Arbeit, das Begrenzen der laufenden Arbeiten und die Verbesserung des Flusses hilft Kanban Teams, die Effizienz zu steigern und die Lieferung zu verbessern.
Um jedoch die volle Kraft von Kanban nutzen zu können, muss man die wichtigsten Metriken verstehen und effektiv einsetzen, die uns Einblicke gewähren und so die Leistungsfähigkeit des Workflows verbessern.
Dieser Artikel beleuchtet die wichtigsten Kanban Metriken, die für kontinuierliche Verbesserungen entscheidend sind, und wie man häufige Fallstricke bei ihrer Anwendung vermeidet.
Warum Metriken wichtig sind
Die Rolle von Kanban Metriken
Metriken in Kanban sind nicht nur Zahlen; sie sind Einblicke. Sie bieten eine quantitative Grundlage für Entscheidungsfindung und Verbesserung, indem sie Engpässe, Ineffizienzen und Produktivitätsniveaus aufzeigen. Metriken helfen Teams, ihren Fortschritt im Vergleich zu ihren Zielen zu messen und sicherzustellen, dass Verbesserungen auf realen Daten basieren.
Häufige Fallstricke bei der Verwendung von Metriken
Obwohl Metriken unschätzbar sind, kann ihr Missbrauch zu Problemen führen. Ein großer Fallstrick ist die übermäßige Abhängigkeit von einzelnen Metriken, was zu verzerrten Wahrnehmungen und Entscheidungen führen kann, die den Prozess eher schädigen als helfen. Beispielsweise kann der alleinige Fokus auf Geschwindigkeit dazu führen, dass Aufgaben überstürzt erledigt werden und die Qualität leidet. Ein weiteres häufiges Problem ist die Kombination unterschiedlicher Metriken für Berechnungen, was oft zu falschen Ergebnissen führt.
Balance zwischen Metriken und menschlichem Urteil
Es ist wichtig, das, was die Metriken aussagen, mit professionellem Urteil zu verbinden.
Metriken liefern nur einen Teil der Geschichte, aber der menschliche Kontext füllt den Rest aus. Beispielsweise könnte ein plötzlicher Rückgang der Produktivität auf externe Faktoren wie Hardwareprobleme zurückzuführen sein und nicht auf die Leistung des Teams. Stelle sicher, dass du deine Metriken mit anderen Indikatoren validierst und das Gesamtbild betrachtest, anstatt einzelne Metriken isoliert zu betrachten.
Wichtige Kanban Metriken
Hier haben wir einige wichtige Kanban Metriken zusammengefasst, die jeder verfolgen und untersuchen sollte. Diese Metriken bieten einen Einblick in die Prozessdynamik und helfen, den Arbeitsfluss zu steuern. Hier sind vier wesentliche Kanban Metriken.
Customer Lead Time
Diese Metrik verfolgt die Zeit vom Eingang einer Kundenanfrage bis zur abgeschlossenen Lieferung. Sie ist entscheidend, um die Kundenzufriedenheit und Liefereffizienz zu verstehen. Die Visualisierung der Customer Lead Time kann effektiv durch ein Liniendiagramm erfolgen, das die Durchlaufzeit über verschiedene Intervalle hinweg darstellt und einen klaren Überblick über Trends und Spitzen gibt.
Stell dir vor, deine Workflow-Schritte zur Wertschöpfung für deine Nutzer oder Kunden sehen aus wie in der untenstehenden Abbildung. Die Customer Lead Time wäre die Zeit, die du benötigst, vom Zeitpunkt der Anfrage durch den Kunden oder der Erstellung einer Gelegenheit bis zur Lieferung (in diesem Fall, wenn sie in der „Fertig“-Spalte landet).
Dies beantwortet die grundlegende Frage: Wie lange dauert es, von Anfang bis Ende einen Artikel zu erstellen (und idealerweise Kundenwert zu schaffen)?
Es kann auch vorkommen, dass unterschiedliche Arbeitselementtypen unterschiedliche Customer Lead Times haben. Dies kann daran liegen, dass sie unterschiedliche Workflows haben, nicht so komplex sind usw. Stelle sicher, dass du darüber nachdenkst, welche Art von Arbeitselementen du misst, und sie nicht miteinander vermischst, da dies dir weniger Einblicke geben würde.
System Lead Time
Ähnlich wie die Customer Lead Time, jedoch fokussiert auf die Zeit, die eine Aufgabe vom Start bis zum Abschluss innerhalb des Systems benötigt. Sie hilft, Verzögerungen im Workflow zu identifizieren. Balkendiagramme, die Durchlaufzeiten für verschiedene Aufgabentypen vergleichen, können Ineffizienzen aufzeigen und Prozessanpassungen anregen.
In Kanban beginnt die System Lead Time, sobald ein Arbeitselement / eine Kundenanfrage bestätigt wurde. In unserem Beispiel unten haben wir zwei verschiedene Verpflichtungspunkte definiert: einen für die Discovery-Aktivitäten (Upstream) und einen für die Delivery-Aktivitäten (Downstream).
Die System Lead Time endet, sobald eine unbegrenzte Warteschlange erreicht wird. In unserem Beispiel bedeutet dies, dass die erste unbegrenzte Warteschlange für den Upstream „Bereit für die Lieferung“ ist und die System Lead Time dort endet.
Durchsatz (Delivery Rate / Throughput)
Dies misst die Rate, mit der Aufgaben über einen bestimmten Zeitraum abgeschlossen werden. Es ist ein einfacher Indikator für die Produktivität. Ein Histogramm kann zeigen, wie oft unterschiedliche Durchsatzzahlen erreicht werden, was hilft, Konsistenz oder deren Fehlen im Output zu identifizieren.
Betrachtet man einen Zeitraum wie einen Monat und überprüft die Anzahl der in diesem Monat abgeschlossenen Elemente (wir empfehlen immer, dies nach Arbeitselementtyp aufzuschlüsseln), dann hat man seinen Durchsatz. Ganz einfach!
Unten siehst du ein Beispiel für den Durchsatz eines Teams (monatlich). Die roten Zahlen sind gelieferte Fehler und die blauen symbolisieren gelieferte Arbeitselemente.
Abbruch- und Abbruchraten
Diese Metriken sind entscheidend, um Verschwendung und Ineffizienz zu verstehen. Sie verfolgen, wie oft Aufgaben verworfen oder abgebrochen werden. Gestapelte Balkendiagramme, die die Gründe für Verwerfungen und Abbrüche zeigen, können Probleme im Workflow oder in der Aufgabenaufstellung aufzeigen.
Verwerfraten werden normalerweise im Upstream-Kanban verwendet, um zu zeigen, wie viel wir verwerfen, bevor hohe Lieferkosten anfallen. Hier ist es nicht ungewöhnlich, höhere Verwerfraten zu sehen – das bedeutet einfach, dass wir eine Idee, Gelegenheit usw. verwerfen, weil der Wert möglicherweise gering ist oder die Kosten zu hoch für den geschaffenen Impact sind.
Verwendung von Metriken zur Erkennung von Mustern und Arbeitselementtypen
Die Analyse von Trends und Mustern mithilfe dieser Metriken kann viel über den Prozess verraten. Zum Beispiel, wenn sich die System Lead Times verlängern, könnte dies auf Engpässe hinweisen, die zuvor nicht offensichtlich waren.
Darüber hinaus kann die Unterscheidung von Arbeitselementtypen entscheidend sein. Keine Tendenz in deinem Diagramm oder Spitzen in verschiedenen Bereichen könnten darauf hinweisen, dass hier unterschiedliche Arbeitselementtypen im Spiel sind. Versuche, sie zu identifizieren und zu sehen, ob du ein Muster erkennen kannst.
Dringende Arbeitselemente könnten kürzere System Lead Times haben, aber den Fluss der regulären Arbeitselemente stören. Ein Beispiel könnten Vorfälle sein, die sofort behoben werden müssen und Auswirkungen auf den Fluss der regulären Arbeitselemente haben.
Durch die Beobachtung dieser Metriken im Laufe der Zeit können Teams beginnen, Probleme wie Engpässe vorherzusagen oder die Auswirkungen von Prozessänderungen zu sehen.
Fazit
Kanban Metriken sind mehr als nur Leistungsindikatoren; sie sind Werkzeuge für kontinuierliche Verbesserung.
Durch regelmäßiges Messen, Analysieren und Anpassen auf Basis dieser Metriken können Teams ihre Workflow-Effizienz erheblich steigern. Wie bei jedem Werkzeug liegt der Schlüssel zum Erfolg bei Kanban Metriken in ihrer richtigen Anwendung – im Gleichgewicht mit den Nuancen menschlicher Einsicht und Erfahrung.
Zusätzliche Ressourcen
Für diejenigen, die mehr erfahren möchten, sollten unser Kanban System Design Training in Betracht ziehen, das auch einige dieser Metriken im Detail behandelt.
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